Lean sistema yra procesų valdymo pasauliniame lygyje (“World Class”) metodinis pagrindas. Didelė dalis geriausių pasaulio kompanijų Lean metodikos pagrindu jau daug metų kuria ir tobulina savo vadybos praktikas.
Kilmė
Metodika gimė Japonijoje po II pasaulinio karo ir pradžioje buvo žinoma, kaip Toyotos gamybos sistema (TPS, Toyota Production System). Būtent Toyota Motors Co., panaudodama tuo metu žinomus atskirus procesų valdymo metodus ir papildžiusi jų arsenalą savais unikaliais sprendimais, sukūrė labai aukšto lygio gamybos valdymo sistemą.
Terminas “Lean” (lieknas) atsirado JAV maždaug apie 1990 metus, kai jį pirmą kartą panaudojo J. Womack ir D. Jones knygoje “Machine That Changed the World”.
Lean sistema didele dalimi prisidėjo prie Japonijos ekonominio suklestėjimo. Šiuo metu ją taiko įvairių šalių pažangios gamybos, paslaugų, sveikatos priežiūros ir viešojo sektoriaus organizacijos. Japonijoje Lean sistema (TPS) neretai yra suvokiama tiesiog, kaip teisinga vadybos praktika. Nuotraukoje matome Toyota Kiushu gamykloje besilankančių vaikų grupę – tai vienas būtų supažindinti su pažangia vadyba:
Lean sistemos esmė
Populiarus, tačiau klaidingas įsitikinimas yra, kad sukurti Lean sistemą reiškia suprasti šios metodikos sprendimus ir instrumentus (pvz, 5S, vertės kūrimo srautas, kanbanai ir t.t.) ir juos “įdiegti”. Lean sistemos sprendimų ir instrumentų supratimas yra būtina, bet nepakankama sėkmės sąlyga.
Daugeliu atvejų išgirdus terminą “sistema” mums kyla tam tikros asociacijos. Pavyzdžiui, su IT sistemomis. Realybėje, Lean sistema turi visą eilę įpatumų. Vienas iš svarbių Lean sistemos bruožų yra tai, jos visų pirma tai yra organizacijoje dirbančių žmonių elgsenos sistema.
Organizacijos turi nuolat keistis ir adaptuotis
Svarbiausia organizacijų paskirtis yra suteikti savo vartotojams aukštą pridėtinę vertę ir pastoviai ją gerinti nuolat besikeičiančioje aplinkoje.
Bet kuri organizacija veikia nuolat kintančioje aplinkoje. Vienų organizacijų aplinka yra stabilesnė (pvz. valstybės sektoriaus įstaiga), kitų kinta labai greitai (pvz. interneto paslaugų kompanija), tačiau net ir monopolinėms organizacijoms tenka patirti aplinkos pokyčių pasekmes. Mąstymas, kad kurioje nors srityje įmanoma išlaikyti “status quo” yra iliuzija. Organizacijos, bandančios užsispyrusiai laikytis nekintančio supratimo apie savo veiklą, vartotojus, jų poreikius, savo produktus, paslaugas ar rinką labai dažnai netenka turėtų pozicijų, o kartais ir visko.
Lean yra nuolatinė geriausio kolektyvinės veiklos modelio paieška, t.y. nuolatinis organizacijos tobulėjimo procesas, kuris kartu yra ir kiekvieno tokios organizacijos darbuotojo tobulėjimo procesas. Šiame tobulėjimo kelyje, ypač jo pradžioje (pirmaisiais pokyčių metais) labai pravartu pasinaudoti Lean metodika, kaip gerų valdymo sprendimų ir instrumentų rinkiniu ir “neišradinėjant dviračio” sparčiai judėti į priekį.
Labai naudinga apsilankyti Lean sistemos taikymo patirtį turinčiose įmonėse ir pamatyti, kaip tokie Lean sprendimai veikia praktiškai.
Nuo ko pradėti?
Apsisprendimas pradėti kurti Lean sistemą subręsta ne per vieną dieną. Tiesą sakant, greiti ir nepakankamai pasverti sprendimai diegti Lean sistemą dažniausiai baigiasi fiasko. Yra pavyzdžių, kai organizacijoms keletą mėnesių pabandžiusioms praktiškai taikyti atskirus Lean įrankius pritrūksta kantrybės. Kartais, tokiais atvejais kompanijos vadovybė preina išvados “Mes pabandėme diegti Lean sistemą, bet pas mus ji neveikia. Greičiausiai mūsų procesai ir žmonės yra kitokie.”
Teoriškai, įmanoma kad organizacija sukurtų Lean sistemą be išorinės pagalbos, tačiau praktikoje yra kur kas efektyviau pasinaudoti išorinio Lean eksperto žiniomis ir patirtimi. Nors Lean konsultantai įprastai ir nėra patys pigiausi šios profesijos atstovai, patyrusio “sensėjaus” (jap. “sensei” – mokytojas) pagalba gana juntamai sutaupo laiką ir pinigus.
Vienas pirmųjų Lean sistemos kūrimo žingsnių būna 5S (susitvarkymo) sistemos sukūrimas. Aukštesnio lygio tvarkos įvedimas gamybos ir administracijos darbo vietose teigiamai įtakoja darbo efektyvumą ir yra geras organizacijos pasirengimo įgyvendinti pokyčius testas.
Kitos darbo kryptys pasirenkamos pagal situaciją. Dažnai tai būna su vartotojų pasitenkinimu ir lojalumu susiję iššūkiai, tokie, kaip:
- Produkto ar paslaugos kokybės pagerinimas,
- Užsakymų vykdymo ciklo sutrumpinimas, vėlavimų sumažinimas
- Darbo našumo pagerinimas ir pan.
Lean metodika turi tam tikrų gerų sprendimų ir principų, kuriuos adaptavus galima pasiekti greitos pažangos minėtose srityse.
Siekiamybė
Brandžiose Lean kultūrose svarbiausias dalykas yra visų organizacijos darbuotojų dalyvavimas nuolatiniame savo veiklos tobulinime. Tam yra taikomos įvairios formos, tokios kaip:
- Darbuotojų pasiūlymų sistemos (Kaizen Teian),
- Lean strategijos formavimo ir įgyvendinimo praktika (Hoshin Kanri),
- Nuolatinio visų lygių vadovų ir darbuotojų ugdymo sistema (Toyota Kata) ir kt.
Lean požiūriu pažangiose organizacijose darbuotojų dalyvavimas tobulinimo veikloje, iš ties, yra visuotinis.
Japoniška OMRON kompanija yra geras pavyzdys. Lankantis OMRON RELAY gamykloje teko matyti, kaip vienas gamyklos cechas buvo sustabdęs darbą visai dienai ir visi darbuotojai dirbo ties iš anksto pasirinktų veiklos problemų sprendimu ar tobulinimo idėjomis.
Šioje nuotraukoje matome, kaip OMRON ASO gamykloje biuro administratorių komanda dirba ties dokumentų valdymo sistemos tobulinimu:
OMRON TAYO gamykloje dirba daug neįgalių darbuotojų, tačiau jie puikiai tobulina savo veiklą. Nuotraukoje matome neįgaliesiems pritaikytas darbo vietas, kuriose jie gali efektyviai dirbti:
