Turite klausimų? +370 610 22002

Kaizen

Kas yra kaizen?

Kaizen (jap. Kai – keistis, Zen – visų labui) turi dvi pagrindines prasmes. Tai gali reikšti konkretų proceso patobulinimą arba plataus masto procesų tobulinimo veiklą.

Kaizen judėjimas Japonijoje įgavo platų mastą po II pasaulinio karo ir yra siejamas su Edvards Deming ir Joseph Juran veikla propaguojant ir diegiant Visuotinę kokybės valdybą (Total Quality Management – TQM).

Realybėje kaizen dažnai įgyja praktinių procesų tobulinimo užsiėmimųų pavidalą. Kaizen renginių metu yra praktiškai įgyvendinami procesų optimizavimo pokyčiai, įtraukiant visų lygių darbuotojus.
Trumpiems, keleto dienų procesų tobulinimo seminarams apibudinti yra naudojamas terminas Kaizen Blitz, reiškiantis greitus patobulinimus.

Kaizen, kaip tobulinimo veiklos vidinis mechanizmas

Kaizen veikloje svarbu laikytis tam tikros metodinės disciplinos. Ją nusako garsusis Demingo ratas (arba PDCA), kuris reiškia:

PLAN – Apibrėžti tobulinimo tikslus ir suplanuoti pokyčius;

DO – Praktiškai įgyvendinti patobulinimus;

CHECK – Įvertinti pažangą ir palyginti pasiektą rezultatą su iškeltais tikslais;

ACT/ADJUST – Pašalinti neatitikimą tarp realių pasiekimų ir iškeltų tikslų, standartizuoti sėkmingus patobulinimus.

Šie žingsniai cikliškai kartojami tol, kol pasiekiamas užsibrėžtas tikslas.

Kaizen proceso organizavimo logika

Siekiant Kaizen praktiką paversti pastovaus tobulėjimo procesu (Continuous Improvement) reikėtų laikytis tam tikrų principų (žr. scemą):

Kaizen schema
Svarbiausia į tobulinimo procesą įtraukti visų lygių darbuotojus, suteikti jiems teisę savarankiškai priimti sprendimus ir užtikrinti metodinę pagalbą.

Kaizen renginių formatai
Skirtingos kompanijos naudoja įvairų konkrečių kaizen renginių formatą. Tokių renginių trukmė dažniausiai svyruoja nuo 1 iki 5 dienų. Pasirenkant kaizen renginių trukmę įmonė turi gerai apgalvoti ko jį siekia, nes skirtingo formato renginiai turi savų ypatumų.

Pavyzdžiui:

  • Serija vienos dienos kaizen renginių su „namų darbų“ užduotimis tarp jų yra patogi tuo, kad tokius renginius lengva suplanuoti ir paruošti, tačiau per vieną dieną neįmanoma iki galo įgyvendinti didesnių pokyčių. Tokiu atveju formuluojamos „namų darbų“ užduotys, kurias atskiri darbuotojai arba jų grupelės atlieka savarankiškai iki sekančio užsiėmimo. Pastaroji užduotis reikalauja iš kaizen komandos narių pakankamai aukšto sąmoningumo ir disciplinos.
  • 5 dienų kaizen renginius japonai vadina „5 dienų ir 1 nakties kaizen“, turėdami omenyje pastangų intensyvumą. Tokie renginiai yra labai efektyvūs, nes leidžia per trumpą laiką sukurti esminį proveržį svarbiose srityse, tačiau reikalauja gero planavimo, parengimo ir nemažų laiko sąnaudų, nes darbuotojai atitraukiami nuo įprastinės veiklos visai savaitei.
  • VSM (Value Stream Mapping) analizei ir schemų parengimui geriausiai tinka 3 dienų kaizen formatas:

o I dieną atliekama tobulinamo proceso faktinės padėties analizė ir parengiama schema YRA (As Is);
o II dieną generuojamos tobulinimo idėjos ir sukuriama schema TURI BŪTI (Should Be);
o III dieną planuojami perėjimo iš būsenos YRA į būseną TURI BŪTI veiksmai ir gali būti rengiamos atskirų tobulinimo užduočių A3 formos.

Organizacija turi eksperimentuoti su kaizen renginių formatais ir surasti jai priimtiną veiksmingą stilių.

Kaizen veiklos intensyvumas

Kaizen veiklos, kaip nuolatinio tobulėjimo proceso, rezultatyvumas priklauso tiek nuo atskirų renginių kokybės, tiek ir nuo bendros kaizen programos intensyvumo.

Vienas iš autoritetingiausių Lean ekspertų George Koenigsecker savo knygoje „Leading the Lean Enterprise Transformation“ taip išreikia savo požiūrį į kaizen veiklos intensyvumą:

  • Dalyvavimas maždaug 12 savaitinių kaizen renginių reiškia pradinį lygį;
  • 35-40 renginių patirtis leidžia gerai suprasti, kaip veikia atskiri Lean instrumentai;
  • 60 renginių leidžia suvokti Lean, kaip vientisą sistemą;
  • Maždaug po 100 tokių renginių įvyksta gili individo transformacija. Susiformuoja instinktyvi reakcija į vertės nekuriančias veiklas bet kokiame procese ir nuolatinis tobulumo siekimas tampa „antra prigimtimi“.

Realybėje, net ir mažiau intensyvi kaizen veikla leidžia pasiekti puikių rezultatų, taigi George Koenigsaecker pateiktas gaires reikėtų vertinti, kaip ypač ambicingą požiūrį.

Nuotraukoje: Kaizen projekto, susidedančio iš daugelio etapų, rezultatų pristatymas Omron Relay kompanijoje.

Kaizen pristatymas Omron Relay